AMI Projet Migration UE AECID MMEIA

Référence : T05-EUTF-SAH ML 07-01

APPEL A MANIFESTATION D’INITIATIVES

SUBVENTIONS AUX ASSOCIATIONS DE LA SOCIETE CIVILE MALIENNE POUR DES ACTIONS DE SENSIBILISATION CONTRE LA MIGRATION IRREGULIERE ET LA PROMOTION DE LA LIBRE CIRCULATION DANS L’ESPACE DE LA CEDEAO

 PROJET D’INFORMATION ET SENSIBILISATION SUR LES RISQUES ET DANGERS DE LA MIGRATION IRRÉGULIÈRE ET DE PROMOTION DE LA LIBRE CIRCULATION DANS L’ESPACE CEDEAO

Administration contractante :

L’UNITÉ DE GESTION DU PROJET D’INFORMATION ET SENSIBILISATION SUR LES RISQUES ET DANGERS DE LA MIGRATION IRRÉGULIÈRE ET DE PROMOTION DE LA LIBRE CIRCULATION DANS L’ESPACE CEDEAO

 

AGISSANT AU NOM ET POUR LE COMPTE DE L’AECID et DU MINISTERE DES MALIENS DE L’EXTERIEUR ET DE L’INTEGRATION AFRICAINE

Date limite de soumission des propositions : 20 mai 2019

AVERTISSEMENT

Il s’agit d’un appel à manifestation d’intérêt (AMI) ouvert aux associations de la société civile malienne des 3 régions cibles du Projet. Compte tenu du contexte et en vue de faciliter l’accès du plus grand nombre d’associations au présent appel à manifestation d’initiatives, le Projet avec l’accord des partenaires institutionnels, met en œuvre cette activité selon des procédures de sélection simplifiées sur base des procédures flexibles.

Tous les documents doivent être soumis en même temps (formulaire de demande, y compris les annexes).

 

L’évaluation des formulaires de demande ne sera effectuée que pour tous les demandeurs ayant présenté des dossiers complets.

 

Les associations qui ont été retenues dans une séquence du présent appel ne peuvent pas déposer dans les autres séquences. Celles non retenues, par contre, pourront participer aux séquences suivantes.

 

Afin de garantir un traitement équitable des demandeurs, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, et/ou d’un projet.

 

Une tournée d’information sera organisée dans chaque région, après le lancement de l’appel à manifestation d’intérêt. Elle sera assurée par l’équipe de l’assistance technique chargée de la gestion du fonds d’appui aux OSC.

 

SOMMAIRE

LISTE DES ABREVIATIONS. 5

  1. Informations générales sur l’appel a manifestation d’initiatives. 1

1.1.     Contexte succinct du projet 1

1.2.     Finalité du projet, objectifs et résultats attendus de l’appel à manifestation d’intérêts : 1

1.3.     Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante. 2

  1. REGLES APPLICABLES AU PRESENT APPEL À MANIFESTATION D’INTERETS. 3
  2. LES CRITERES D’ACCES AU FONDS. 4

3.1.     Critères d’éligibilité. 4

3.1.1.       Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur(s)) : qui peut présenter une demande de subvention ?  4

3.1.2.       Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ?. 6

3.1.3.       Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus ?. 7

  1. Présentation de la demande et procédures à suivre.. 11

4.1.     Formulaires de demande. 11

4.2.     Où et comment envoyer les demandes ?. 11

4.3.     Date limite de soumission des demandes. 11

4.4.     Autres renseignements sur les demandes. 11

4.5.     Évaluation et sélection des demandes 12

4.6.     Cheminement de mise en œuvre du processus de sélection. 12

4.7.     Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées. 13

4.8.     Notification de la décision de l’administration contractante. 13

4.9.     Contenu de la décision. 13

4.10.  Calendrier indicatif 14

4.11.  Conditions de la mise en œuvre après la décision de l’administration contractante d’attribution d’une subvention  14

4.12.  Contrats de mise en œuvre. 15

  1. liste des annexes. 16
  2. ANNEXE 1 : Canevas de présentation d’une demande / requête.. 17
  3. ANNEXE 2 Le budget (en FCFA) 19
  4. ANNEXE 3 Tableau de financement.. 20
  5. ANNEXE 4 : Éléments d’évaluation du demandeur et de la requête.. 21
  6. ANNEXE 5 Grille d’évaluation de la requête.. 22
  7. ANNEXE 6 : LETTRE D’APPUI. 24

LISTE DES ABRÉVIATIONS

AECID : Agence Espagnole pour La Coopération Internationale au Développement

AMI : Appel à Manifestation d’Initiatives

CEDEAO : Communauté Economique Des Etats De L’Afrique de L’Ouest

FED : Fond Européen de Développement

MMEIA : Ministère des Maliens de l’Extérieur et de l’Intégration Africaine

OIM : Organisation Internationale pour les Migrations

OSC : Organisations de la Société Civile

UE : Union Européenne

UGP : Unité de Gestion du Projet

 

1.    Informations générales sur l’appel a manifestation d’initiatives

1.1. Contexte succinct du projet

Le « Projet D’information Et Sensibilisation Sur Les Risques Et Dangers De La Migration Irrégulière Et De Promotion De La Libre Circulation Dans L’espace CEDEAO », est une initiative conjointe du Gouvernement de la République du Mali et de l’Union Européenne (UE), dans le cadre de la mise en œuvre du plan d’action de la Valette sur la migration.  Il est financé par l’UE au travers du Fonds Fiduciaire d’Urgence à travers une opération de coopération déléguée à l’Agence Espagnole pour la Coopération Internationale pour le Développement (AECID).

 

Prévu sur une période de trois ans, ce projet s’articule autour de cinq composantes dont les trois premières composantes (1, 2 ,3) sont mises en œuvre par l’Organisation Internationale pour les Migration (OIM) et les composantes (4 et 5) par l’AECID en partenariat avec le Ministère des Maliens de l’Extérieur et de l’Intégration Africaine (MMEIA).

 

Les composantes AECID/MMEIA sont regroupées sous le titre de « Projet d’Information et de Sensibilisation sur les Risques et Dangers de la Migration Irrégulière et la Promotion de la Libre Circulation dans l’Espace CEDEAO ».

 

1.2. Finalité du projet, objectifs et résultats attendus de l’appel à manifestation d’intérêts :

 

Le « Projet d’information et de Sensibilisation sur les Risques de la Migration Irrégulière et la Promotion de la Libre Circulation dans l’Espace de la CEDEAO » a comme finalité de contribuer au renforcement de la gestion sur les risques et dangers liés à la migration irrégulière, l’amélioration des connaissances de la population sur les possibilités de migration régulière dans l’espace sous régional.

L’objectif général du présent appel à manifestation d’intérêts est de renforcer les capacités de la société civile en matière de sensibilisation et d’information de la population malienne et des migrants/tes potentiels/elles sur les dangers de la migration irrégulière et les opportunités de migration qu’offre l’espace sous régional de la CEDEAO, et ce, à travers la mise en œuvre d’activités de sensibilisation et d’information.

Les objectifs spécifiques du présent appel à manifestation d’intérêts sont :

  • La participation et l’implication de la société civile dans la lutte contre les migrations clandestines et la fourniture d’information sur les opportunités et possibilités migration dans la sous région ;
  • La promotion d’une culture de migration régulière dans l’espace de la CEDEAO
  • La création de synergies d’actions en matière de sensibilisation et d’information sur la migration régulière.

Les initiatives proposées doivent avoir un ancrage dans les politiques sous régionales, nationales et sectorielles en matière de migration et de libre circulation, dans les plans d’actions locaux de développement ou dans les plans de développement communaux des communes et cercles concernées.

 

De plus, dans le cadre de l’exécution de cet AMI, un plan d’appui technique à l’élaboration des requêtes et d’accompagnement en contractualisation et procédures de l’UE est prévu pour appuyer les associations de la société civile à soumettre des propositions de projets valables et de les mettre, une fois recevables, dans les formats et canevas de l’UE adéquats.

Ainsi, l’identification, le montage et même l’écriture des propositions, seront accompagnés par une expertise interne ou externe sur demande.

 

Par ailleurs, afin de répondre et de traiter les facteurs susceptibles de pousser la jeunesse vers la migration irrégulière, le Projet adopte, dans le cadre de cette démarche, des principes d’action basés sur la transparence, l’équité et l’inclusion.

Les résultats attendus de l’AMI sont :

Résultat 1 : Les capacités des OSC maliennes sont renforcées pour participer activement à la sensibilisation et à l’information des communautés d’origine de migrants ciblées dans les zones à haut taux de départ sur les risques de la migration irrégulière et sur les autres opportunités en termes de migration dans la CEDEAO.

 

Résultat 2 : Les capacités des OSC maliennes sont renforcées au niveau local et national afin de garantir leur pleine participation dans la promotion du dialogue politique en matière de gestion des migrations.

Résultat 3 : Les OSC œuvrent pour une meilleure compréhension et connaissance des principes et dispositions en matière de libre circulation et de migration dans l’espace CEDEAO.

1.3. Montant de l’enveloppe financière mise à disposition par l’administration contractante

Le montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à manifestation d’intérêts s’élève à cent cinquante mille euros (150.000 euros) soit Quatre-vingt-dix-huit millions trois cent treize mille cinq cent quatre-vingt-douze FCFA (98 313 592 FCFA). L’administration contractante se réserve la possibilité de ne pas attribuer tous les fonds disponibles.

Montant des subventions

Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à manifestation d’intérêts doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants :

  • Montant minimum : Cinq cent mille FCFA (500.000 FCFA)
  • Montant maximum : Sept millions de FCFA (7 000 000 FCFA)

La subvention peut prendre en charge jusqu’à 100% de coûts éligibles de l’action proposée. En cas de non prise en charge de la totalité des coûts éligibles de l’action, le solde doit être financé par les ressources propres du demandeur et/ou des partenaires ou par des sources autres que le Fonds Européen de Développement.

2.    REGLES APPLICABLES AU PRESENT APPEL À MANIFESTATION D’INTERETS

Compte tenu de la situation sécuritaire et des défis humanitaires et de développement de plus en plus importants dans les pays du Sahel, l’Union européenne considère que l’application de l’article 190.2 des règles d’application du nouveau règlement financier 966/2012 et des articles 72-73 de l’Accord de Cotonou « procédures flexibles » est justifiée pour les programmes de la Commission européenne mis en œuvre au Mali dans le cadre de la Stratégie Sahel dont fait partie le Projet.

 

Le présent appel à manifestation d’initiatives simplifié est lancé par l’Unité de Gestion du Projet et définit les règles de soumission, de sélection et de mise en œuvre des actions.

 

3.    LES CRITERES D’ACCES AU FONDS

3.1. Critères d’éligibilité

Il existe trois séries de critères d’éligibilité, qui concernent respectivement :

– Les demandeurs pouvant demander une subvention (2.1.1) et leurs partenaires (2.1.1),

– Les actions pouvant bénéficier d’une subvention (2.1.2),

– Les types de coûts pouvant être pris en compte dans le montant de la subvention (2.1.3).

3.1.1.      Éligibilité des demandeurs (demandeur chef de file et codemandeur(s)) : qui peut présenter une demande de subvention ?

Le présent appel à manifestation d’initiatives concerne les associations de la société civile exerçant dans les régions de Kayes, Sikasso et Bamako.

Les subventions sont destinées exclusivement à la mise en œuvre des initiatives et actions des associations de la société civile malienne (demandeurs ou codemandeurs)

 

Toutes les initiatives doivent s’inscrire, obligatoirement, dans la sensibilisation contre la migration irrégulière et la promotion de la libre circulation et d’une migration régulière dans l’espace de la CEDEAO.

Tous les appuis réalisés dans le cadre de ces subventions peuvent se faire dans les chefs lieu des régions cibles du projet, mais peuvent également être programmées dans les circonscriptions administratives plus petites (cercles ou communes rurales).

Les demandeurs peuvent agir individuellement ou en consortium avec des organisations partenaires.Les partenaires des demandeurs participent à la conception et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’ils engagent sont éligibles de la même manière que ceux encourus par le bénéficiaire de la subvention. Ils doivent donc satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité que les candidats.

D’autres organisations peuvent être impliquées dans l’action. Ces associés peuvent jouer un rôle réel dans l’action mais ne peuvent pas recevoir de financement de la subvention. Ces associés ne doivent pas satisfaire aux critères d’admissibilité déjà mentionnés.

 

Le nombre de subventions accordé par région sera déterminé par le comité d’évaluation en fonction du prorata des demandes entre autres critères dans l’équité et la transparence.

 

Les conditions minimales suivantes sont à remplir par l’association ou le chef de file du consortium des associations désirant bénéficier d’une subvention directe :

  • Donner la preuve de la reconnaissance officielle (Récépissé)
  • Justifier d’activités nationales ou locales pertinentes
  • Intervenir principalement dans l’un des secteurs : migration, jeunesse, sensibilisation/communication, développement local, éducation et culture.

Les demandeurs potentiels ne peuvent participer à des appels à propositions ni être bénéficiaires d’une subvention s’ils se trouvent dans une des situations mentionnées ci-après :

  • Ils sont l’émanation d’un groupe prônant la migration irrégulière et/ou étant contre la libre circulation dans l’espace de la CEDEAO ;
  • Leurs activités sont à but politique (si elles visent á promouvoir un Parti et à faciliter la conquête et l’exercice du Pouvoir par un groupement ou un individu)
  • Ils sont en faillite ou en voie de liquidation (leurs affaires sont administrées par les tribunaux, ont conclu un arrangement avec les créanciers, font l’objet de poursuites à leur sujet se trouvent dans une situation analogue découlant d’une procédure similaire prévue par la législation ou la réglementation nationale ;
  • Elles ont été déclarées coupables d’un délit relatif à la conduite professionnelle par un jugement ayant autorité de chose jugée (c’est-à-dire contre lequel aucun recours n’est possible) ;
  • Ils sont coupables d’une faute professionnelle grave prouvée par tout moyen que l’UGP ou le gestionnaire du Fonds d’appui aux OSC peut justifier ;
  • Ils ont fait l’objet d’un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale préjudiciable aux intérêts financiers, professionnels et / ou éthiques du bailleur, du MMEIA et de l’AECID ;
  • Elles ont été déclarées en rupture grave de contrat pour non-respect de leurs obligations contractuelles dans le cadre d’une procédure de passation de marché ou d’une autre procédure d’octroi de subvention financée par un des bailleurs de fonds reconnu
  • Ils se sont rendus coupables de fausses déclarations des informations requises par le fonds d’appui aux OSC comme condition de participation à l’appel à propositions ou n’ont pas fourni cette information ;
  • Ils ont tenté d’obtenir des informations confidentielles ou d’influencer le Comité de sélection ou l’UGP dans le cadre d’un processus d’évaluation des appels à propositions en cours ou précédents.

Le demandeur chef de file doit déclarer que ni lui‑même ni le(s) codemandeur(s) ne se trouvent dans une de ces situations. Le format de cette déclaration sera signé par l’association avant la contractualisation.

Le demandeur chef de file peut agir soit individuellement, soit avec un ou des codemandeurs.

Si la subvention lui est attribuée, le demandeur chef de file devient le bénéficiaire identifié comme le coordinateur dans les Conditions particulières annexées au contrat. Le coordinateur est l’interlocuteur principal de l’administration contractante. Il représente les éventuels autres bénéficiaires et agit en leur nom. Il conçoit et coordonne la mise en œuvre de l’action.

Codemandeur(s)

Les codemandeurs participent à la définition et à la mise en œuvre de l’action, et les coûts qu’ils encourent sont éligibles au même titre que ceux encourus par le demandeur chef de file.

Les codemandeurs peuvent ne pas satisfaire aux critères d’éligibilité qui s’appliquent au demandeur chef de file lui‑même.

 

Les conditions suivantes seraient plutôt considérées comme des atouts :

  • Inscrire l’action proposée dans les priorités des documents de politique nationale, sectorielle ou locale de migration ou secteurs connexes
  • Inscrire l’action dans la dynamique d’atteinte des objectifs et de réalisation des indicateurs du projet.
  • S’organiser en consortium avec deux (2) à trois (3) associations informelles pour la mise en œuvre de l’action proposée,
  • Proposer une équipe de gestion du projet multiculturel et impliquant les jeunes.
  • Mener des activités en faveur des jeunes

3.1.2.      Actions éligibles : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ?

Les financements, objet du présent appel, devront permettre aux associations bénéficiaires de mettre en œuvre des actions catalytiques, de petite taille et de courte durée, en lien, en priorité, avec leurs propres activités de développement, d’émancipation et de loisirs. Les objectifs des activités proposées doivent être en cohérence avec l’un des axes d’intervention des politiques et programmes gouvernementaux en matière de migration, d’une part, et avec les thématiques de lutte contre la migration irrégulière et la promotion de la libre circulation dans la CEDEAO, et soutenues par le projet, d’autre part. Les initiatives financées dans le cadre de cet AMI devront démontrer leur complémentarité avec les autres activités du projet.

Définition

Une action comprend une série d’activités.

Durée

La durée initiale prévue d’une action ne peut pas excéder trois (3) mois.

Secteurs ou thèmes

  • Migration irrégulière (sensibilisation)
  • Opportunités de libre circulation dans la CEDEAO (promotion et sensibilisation)

 

Couverture géographique

Les actions doivent être mises en œuvre au Mali dans les régions de Kayes, Sikasso et le District de Bamako.

Les types d’action suivants ne sont pas éligibles :

  • Actions consistant uniquement ou principalement à parrainer la participation de particuliers à des ateliers, séminaires, conférences et congrès ;
  • Conférences uniques : les conférences ne peuvent être subventionnées que si elles s’inscrivent dans un programme d’activités plus large à mettre en œuvre au cours de la durée de vie de l’action ;
  • Actions consistant uniquement ou principalement à financer des bourses individuelles d’études ou de formation ;
  • Actions consistant exclusivement ou prioritairement en dépenses en capital, par ex. des terrains, des bâtiments, des équipements et des véhicules, exceptés dans des circonstances particulières à justifier dans la demande ;
  • Actions discriminantes à l’égard de personnes ou de groupes de personnes en raison de leur sexe, de leurs croyances religieuses ou de leur origine ethnique ;
  • Actions soutenant des partis politiques ou comprenant des activités jugées dangereuses par l’UGP ou contraires aux objectifs du projet

 

Types d’activité

Soutien financier à des tiers[1]

Les demandeurs ne peuvent pas proposer de soutenir des tiers financièrement.

Visibilité

Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités de l’appel à manifestation d’initiatives et garantir la visibilité du financement du projet par l’UE et sa mise en œuvre par l’UGP. De ce fait la visibilité concerne l’UE, l’AECID et le MMEIA.

Nombre de demandes et de subventions par demandeur

Chaque demandeur ne pourra présenter qu’un seul projet dans le présent appel à manifestation d’initiatives. Une seule proposition par organisation pourra être subventionnée dans le présent appel à manifestation d’initiatives.

3.1.3.      Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être inclus ?

Seuls les « coûts éligibles » peuvent être couverts par une subvention. Les « coûts éligibles » sont les coûts réels encourus et étayés par des pièces justificatives, sauf les frais de séjour et les coûts indirects pour lesquels le financement à taux forfaitaire s’applique.

Les types de coûts éligibles et inéligibles sont indiqués ci-dessous. Le budget constitue à la fois une estimation des coûts et un plafond global des « coûts éligibles ».

Les seuls coûts éligibles à être pris en considération dans l’initiative proposée, sont les coûts directs, les coûts indirects et les imprévus.

Les recommandations d’attribuer une subvention sont toujours subordonnées à la condition que les vérifications précédant la signature du contrat de subvention ne révèlent pas de problèmes nécessitant des modifications du budget (par exemple, les erreurs arithmétiques, les inexactitudes, les coûts irréalistes et les coûts non éligibles). Cette procédure de vérification peut donner lieu à des demandes de clarification et conduire l’administration contractante à imposer des modifications ou des réductions afin de corriger ces erreurs ou inexactitudes. Ces corrections ne peuvent entraîner une augmentation de la subvention ou du pourcentage du cofinancement de l’UE.

En conséquence, il est dans l’intérêt des demandeurs de fournir un budget réaliste et d’un rapport coût‑efficacité convenable.

 

Coûts directs éligibles

Pour être éligibles aux fins du présent appel à manifestation d’initiatives, les coûts doivent respecter les conditions prévues à l’article 14 des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe 5 des présentes lignes directrices).

Les coûts éligibles sont les coûts nécessaires pour la mise en œuvre des activités du projet. Ces coûts doivent :

  • Être nécessaires pour la mise en œuvre de l’action et sa visibilité, être prévus dans le contrat annexé aux présentes lignes directrices et répondre aux principes de bonne gestion financière et notamment d’économie et de rapport coût/efficacité ;
  • Être indiqués dans le budget global estimé de l’Action ;
  • Être des couts réels étayés par des pièces justificatives ;
  • Être réputés comme ayant été encourus durant la période de mise en œuvre du projet ;
  • Être enregistrés dans la comptabilité du demandeur porteur du projet, être identifiables et contrôlables et être attestés par des pièces justificatives originales.

Sous réserve des conditions énoncées au paragraphe précédent et le cas échéant du respect des procédures de passation de marchés, sont éligibles notamment les coûts directs suivants :

  • Les coûts du personnel affecté au projet, correspondant aux salaires réels augmentés des charges sociales et des autres coûts entrant dans la rémunération. Ils ne doivent pas excéder les salaires et coûts normalement supportés par le demandeur porteur de projet, à moins d’une justification indiquant que les excédents sont indispensables à la réalisation du projet ;
  • Les frais de voyage et de séjour du personnel et d’autres personnes participant à l’action (formateurs, consultants, experts, etc.), pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du demandeur porteur de projet.
  • Les coûts d’achat d’équipements (neufs ou d’occasion et de fournitures) destinés spécifiquement aux besoins de l’action ;
  • Les coûts de biens consommables ;
  • Les coûts découlant d’autres contrats passés par le bénéficiaire pour les besoins de la mise en œuvre de l’action, conformément à l’article 10 des conditions générales ;
  • Les coûts strictement liés au déroulement de l’activité budgétisée du projet comme par exemple les frais de location de salle de formation ou de conférences, les frais de communication, les frais de transport des participants à des activités organisées par le projet et les frais d’hébergement des non-résidents, la logistique et le matériel liés à l’exécution de l’action, les coûts de reprographie et de traductions liés aux activités, etc.
  • Les coûts découlant directement d’exigences posées par le contrat (par exemple diffusion d’informations, reproduction, assurances, etc.), y compris les frais de services financiers comme les frais de tenue de compte du compte spécifique du projet, le coût des transferts éventuels, à l’exclusion des frais de découvert bancaire.
  • Les droits, taxes et toute autre taxe ou charge, y compris la taxe sur la valeur ajoutée, payés et non récupérables par le bénéficiaire.

Les demandeurs conviennent que la/les vérification(s) des dépenses visée(s) à l’article ………. des conditions générales du modèle de contrat de subvention (voir annexe) sera/seront effectuée(s) par l’administration contractante ou tout organisme externe autorisé par l’administration contractante.

Réserve pour imprévus

Le budget peut inclure une réserve pour imprévus correspondant au maximum à 5 % des coûts directs éligibles estimés. Elle ne peut être utilisée qu’avec l’autorisation écrite préalable de l’administration contractante.

Coûts indirects éligibles

Les coûts indirects supportés pendant la mise en œuvre de l’action peuvent être éligibles pour un financement forfaitaire, mais le montant total ne peut excéder 7 % du total estimé des coûts directs éligibles. Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu’ils n’incluent pas des coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget dans le modèle de contrat de subvention. Le demandeur chef de file peut être invité à justifier le pourcentage demandé avant la signature du contrat de subvention. Cependant, une fois le taux forfaitaire fixé dans les conditions particulières du contrat de subvention, aucune pièce justificative ne devra être fournie par le bénéficiaire.

Si un des demandeurs bénéficie d’une subvention de fonctionnement financée par l’UE, il/elle ne peut inscrire des coûts indirects sur les coûts qu’il/elle supporte au budget proposé pour l’action.

Apports en nature

Par « apports en nature », il faut entendre les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à des bénéficiaires ou à des entités affiliées. Les apports en nature n’impliquant aucune dépense pour des bénéficiaires ou des entités affiliées, ils ne constituent pas des coûts éligibles.

Les apports en nature ne peuvent être considérés comme un cofinancement.

Toutefois, si la description de l’action proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être fournis.

Coûts inéligibles

Les coûts suivants ne sont pas éligibles :

  • les dettes et la charge de la dette (intérêts) ;
  • les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles ;
  • les coûts déclarés par le(s) bénéficiaire(s) et financés par une autre action ou un autre programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union européenne (y compris par le FED) ;
  • les achats de terrains ou d’immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en œuvre directe de l’action, auquel cas leur propriété doit être transférée conformément à l’article 7.5 des conditions générales du modèle de contrat de subvention, au plus tard à l’issue de l’action ;
  • les pertes de change ;
  • les crédits à des tiers ;
  • le coût des salaires du personnel de l’administration nationale.

4.    Présentation de la demande et procédures à suivre

4.1. Formulaires de demande

Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions figurant dans le formulaire de demande de subvention joint en annexe 1.

Les demandeurs ne peuvent soumettre leur demande qu’en Français.

4.2.  Où et comment envoyer les demandes ?

Les requêtes sont déposées :

  • A Bamako, au siège du projet sis à l’ACI 2000 à coté du siège de l’AMDH.
  • Auprès des coordinations régionales à Kayes et Sikasso

Elles sont enregistrées en contrepartie d’un récépissé /décharge délivrée au promoteur. Pour tout besoin ou questionnement administratif ou technique, veuillez contacter : l’UGP (unité d’appui aux OSC)

Les demandeurs doivent remettre, sous 2 enveloppes séparées, un dossier comprenant :

  • Les documents d’éligibilité requis
  • La requête ou demande de subvention, suivant le modèle allégé joint au présent appel (annexe 1) en 4 copies (original + 3 copies

 

4.3. Date limite de soumission des demandes

La date limite de réception des demandes est fixée au 20 mai à partir de la date de publication de l’avis à manifestation d’intérêt. Toute demande reçue après la date limite et l’heure (l’heure limite de dépôt de la demande est fixée à 12 h 00) sera automatiquement éliminée.

 

4.4. Autres renseignements sur les demandes

Les demandeurs peuvent obtenir des informations complémentaires auprès de l’Unité de Gestion du Projet située à l’ACI 2000 à coté du siège de l’AMDH ou par téléphone 51509897 de 9H à 12H30

 

Ces informations complémentaires doivent être demandées au plus tard le 17 mai 2019, à 12 H avant la date limite de remise des propositions. Au-delà de cette date, les structures concernées ne seront pas tenues de répondre. Il sera répondu au plus tard le ………………… avant la date limite de remise des propositions à toute demande introduite dans les délais

Les demandeurs peuvent également envoyer leurs questions par courrier électronique au plus tard le 17 mai, à 9 heures avant la date limite de soumission des propositions aux adresses figurant ci-après, en indiquant clairement la référence de l’appel à manifestation d’intérêt :

 

Régions ADRESSE
Bamako ami.projetmigre@gmail.com
Kayes ami.projetmigre@gmail.com
Sikasso ami.projetmigre@gmail.com

 

Il sera répondu à ces questions avant la date limite de soumission des propositions.

Afin de garantir un traitement équitable des demandeurs, l’administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité d’un demandeur, et/ou d’un projet.

4.5.Évaluation et sélection des demandes

Les demandes seront examinées et évaluées par l’administration contractante. Toutes les demandes seront évaluées selon les étapes et critères décrits ci-après.

L’évaluation technique et l’approbation des requêtes seront réalisées, au siège du projet, par un Comité désigné par l’administration contractante et appuyé si nécessaire par une équipe d’assesseurs.

Les décisions prises feront l’objet d’un rapport d’évaluation signé de tous les membres.

Les propositions avancées par les associations seront évaluées et sélectionnées conformément aux critères généraux suivants :

  • Conformité de la proposition avec les activités éligibles,
  • Degré de contribution de la proposition aux grands axes de la politique nationale de migration et aux objectifs du projet,
  • Pertinence de la proposition par rapport aux objectifs et aux résultats attendus du soutien financier.
  • Cohérence du budget avec les objectifs de la demande
  • Caractère réaliste des coûts
  • Durée de mise en œuvre de l’action ne devant pas excéder trois (03) mois, évaluation –capitalisation y compris. Toutefois l’action doit avoir des effets, impacts et doit s’inscrire dans la durée, la pérennité.
  • Respect du budget maximal et des critères administratifs
  • Le cout global de l’action doit se situer dans la fourchette et inclure les 10% de l’association.

La demande de subvention se verra attribuer une note globale suivant la ventilation figurant dans la grille d’évaluation (annexe 1) ; toute requête n’ayant pas obtenu, à l’évaluation, un total supérieur ou égal à 60 points ne sera pas recevable. L’évaluation permettra aussi de vérifier la conformité avec les instructions prévues dans le formulaire de demande de subvention.

4.6. Cheminement de mise en œuvre du processus de sélection

Le cheminement du processus est décrit suivant les étapes suivantes :

Phase 1

  • Remise, sous 2 enveloppes séparées, un dossier comprenant :
  • Les documents d’éligibilité requis
  • La requête ou demande de subvention, suivant le modèle allégé joint au présent appel (annexe 1)

       Phase 2

  • Vérification et Approbation des documents d’éligibilité par l’administration contractante
  • Engagement du processus d’appui technique et d’instruction inclusive des requêtes par l’UGP
  • Évaluation par un comité ad hoc des requêtes ou demande de subvention soumises
  • Réception d’une lettre d’information motivée sur les résultats de l’évaluation du Comité
  • Engagement du processus d’accompagnement en Contractualisation
  • Signature de la subvention entre l’association porteuse et l’administration contractante

4.7.  Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées

Les documents doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de versions scannées (montrant les cachets légaux, signatures et dates) de ces originaux.

Si les pièces justificatives mentionnées ci-dessus ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur chef de file, la demande pourra être rejetée.

Après vérification des pièces justificatives, le comité d’évaluation fera une recommandation finale à l’administration contractante, qui décidera de l’attribution des subventions.

4.8.Notification de la décision de l’administration contractante

4.9.Contenu de la décision

Les demandeurs chefs de file seront avisés par écrit de la décision prise par l’administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, des raisons de cette décision négative.

Si un demandeur s’estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre de la procédure d’attribution, il peut introduire une plainte auprès de la coordination de l’UGP.

 

 

 

 

4.10. Calendrier indicatif

 

ACTIVITES DATE HEURE*
1. Réunion d’information sur l’AMI  
  10 mai 2019 au siège du projet 10 H
2. Date limite pour les demandes d’éclaircissements à l’administration contractante  

15 mai

 

10H

3. Dernière date à laquelle des éclaircissements sont donnés par l’administration contractante 17 mai 2019  12 H
4. Date limite de soumission des demandes 20 mai 2019 12 H
8. Notification de l’attribution 22 mai 2019 16 H
9. Signature du contrat 23 mai 2019 16 H

 

Dépôt et recevabilité des requêtes

La période de dépôt des requêtes est la suivante :

Du 15 mai au 20 mai à 12 h

4.11. Conditions de la mise en œuvre après la décision de l’administration contractante d’attribution d’une subvention

À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, le(s) bénéficiaire(s) se verront proposer un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention). Par la signature du formulaire de demande, les demandeurs acceptent, si la subvention leur est attribuée, les conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention.

 

Une fois obtenu le financement, l’association devra :

  • Assumer la responsabilité financière entière de la subvention
  • Assurer la visibilité de l’action, du projet et du bailleur
  • Préparer et transmettre les demandes de paiement à l’autorité contractante
  • Transmettre les rapports narratifs et financiers (avec les originaux des pièces justificatives) à l’autorité contractante.

 

4.12. Contrats de mise en œuvre

Lorsque la mise en œuvre d’une action nécessite la passation de marchés par le/les bénéficiaire(s) et le marché doit être attribué conformément aux orientations de l’UGP.

5.    liste des annexes

documents à compléter

Annexe 1 : Modèle de Formulaire de demande de subvention

Annexe 2 : Modèle de Budget

Annexe 3 : Tableau de financement

Annexe 4 : Éléments d’évaluation du demandeur et de la requête

Annexe 5 : Grille d’évaluation de la requête

Annexe 6 : Modèle de lettre d’Appui

* * *

6.    ANNEXE 1 : Canevas de présentation d’une demande / requête

 

La demande de subvention : La partie descriptive du projet doit contenir entre 4 et 6 pages, et être structurée en 6 parties suivant les étapes décrites dans le tableau ci-dessous :

 

 

Intervention/projet

Nom du demandeur :
Intitulé de l’action :
Secteur d’intervention :
Coordonnées géographiques (lieu):
Durée de l’action : 
Le contexte Besoins, difficultés ou problèmes que le projet entend solutionner,  
Pertinence / réalité du secteur concerné  
Pertinence par rapport aux axes de la Politique Nationale de Migration  
La structure /l’OSC Nom :

 

Récépissé :

 

Adresse :

 

Date de création :
Raison sociale :
Nom, fonction et adresse du représentant :

 

Domaines d’intervention :

 

 

 

Objectifs de la structure :

 

 

 

 

Ressources humaines :

 

 

 

 

Ressources financières :

 

 

 

 

Principales réalisations (2 dernières années) :

 

 

Description de l’action Objectifs de l’action  

 

 

 

Résultats attendus  

 

 

 

Activités et sous – activités à mener  

 

 

 

 

 

 

Méthodologie Moyens à mobiliser (humains et matériels)  

 

 

 

Acteurs /mise en œuvre  

 

 

 

Suivi /rapportage  

 

 

Visibilité /communication  

 

 

 

 

Durabilité

Effets de l’action  

 

 

Mécanismes de pérennisation de l’action  
Risques et atténuation  

 

 

 

Bénéficiaires de l’action Directs

(nombre, avantages/ profits tirés….)

 
Indirects

(nombre, avantages/ profits tirés….)

 

 

7.    ANNEXE 2 Le budget (en FCFA)

 

Code Description Unité Quantité P. unitaire Coût total
A.1.
1.1.
1.2.
1.3.
Sous-total A.1.
A.2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4
Sous-total A.2.
A.3.
3.1.
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2.
Sous-total A.2.
Sous –total coûts éligibles de l’action
A.4. Coûts administratifs (7% maximum)
A.5. Imprévus (5% maximum)
Total des coûts éligibles

 

8.    ANNEXE 3 Tableau de financement

 

Code Description Unité Quantité P. unitaire Coût total Projet Prévention de conflits Apport Association Autre

Apport

A.1.
1.1.
1.2.
1.3.
Sous-total A.1.
A.2.
2.1.
2.2.
2.3.
Sous-total A.2.
A.3.
3.1.
3.2.
Sous-total A.2.
Sous –total coûts éligibles de l’action
A.4. Coûts administratifs (7% maximum)
A.5. Imprévus (5% maximum)
Total des coûts éligibles

 

 

9.    ANNEXE 4 : Éléments d’évaluation du demandeur et de la requête

 

Région/Commune :
Association porteuse :
Intitulé du projet :

 

Conditions d’éligibilité de la demande OUI   Non
§  Le formulaire de demande de subvention respecte le canevas    
§  Les annexes sont fournies (Récépissé ou attestation de reconnaissance par l’autorité locale)    
§  Le projet s’inscrit dans l’un des secteurs éligibles    
§  Montant de la subvention demandée est comprise entre 500 000

et 7 000 000 de FCFA

   
§  Durée de l’exécution ne dépassant pas 3 mois (évaluation et capitalisation y compris)    
Atouts majeurs de la demande    
§   L’action proposée s’inscrit dans les priorités de la Politique Nationale de Migration et/ou les politiques sectorielles et sous régionales en matière de migration et de libre circulation    
§   La proposition fait l’objet d’une lettre d’appui par une autorité administrative    

 

 

10. ANNEXE 5 Grille d’évaluation de la requête

 

Fiche : Évaluation de la demande

Un minimum de 60 points est requis pour la recevabilité de toute demande

Rubrique Questions évaluatives Score Note
§  Contexte §    Les difficultés ou problèmes que le projet entend solutionner sont clairement exprimés et réellement encadrés dans les objectifs du projet migration UE/AECID/MMEIA. 4  
§    La solution envisagée est pertinente par rapport au contexte et à la réalité de la migration 4  
§    La solution envisagée est pertinente par rapport aux objectifs de la PONAM et du projet. 3  
§    Le projet contribue à répondre aux défis majeurs de la migration et de la libre circulation 4  
§  Structure §    Le projet s’inscrit dans le domaine d’activité principal de l’Association. 3  
§    L’association dispose de ressources humaines capables de gérer efficacement le projet 3  
§    L’association dispose d’une expérience en exécution/mise en œuvre d’actions/ petits projets. 2  
§  L’action §    Le (s) objectif (s) de l’action sont SMART 3  
§    Les résultats attendus répondent efficacement aux objectifs de l’action et du projet. 5  
§    Les activités /sous –activités permettent la réalisation des résultats de l’action et du projet 7  
§  La méthodologie §    Les moyens demandés (budget) sont suffisants, réalistes et pertinents pour la réalisation des activités. 7  
§    Les acteurs sont bien identifiés, leurs responsabilités suffisamment délimitées et sont en mesure de s’en acquitter. 3  
§    Le mode de suivi /rapportage est clairement défini et les responsables identifiés. 2  
§    La visibilité de l’action/partenaire/bailleur est assurée, la communication autour du projet/action est définie et suffisante. 3  
§  La durabilité §    Les effets de l’action sont clairement ressortis, fortement prévisibles. 3  
§    Les risques sont analysés et des solutions alternatives envisagées. 3  
§    Les résultats et impacts de l’action se poursuivent au-delà du financement. 3  
§  Les bénéficiaires §    Les bénéficiaires directs /indirects sont biens ressortis, leur nombre est suffisant pour justifier l’action, les effets tirés connus et assurés. 7  
§  Modalités de mise en œuvre §    Les modalités d’exécution /mise en en œuvre sont clairement énoncées et rassurants. 7  
§  Organigramme §    L’organigramme est logique et réaliste. L’équipe est multiculturelle et implique des filles 7  
§  Les atouts §    L’action proposée s’inscrit dans les priorités de la politique sectorielle, communale. 4  
§    La proposition fait l’objet d’une lettre d’appui par une autorité administrative. 6  
Total    

 

11. ANNEXE 6 : LETTRE D’APPUI

 

 

………………………………ENTETE INSTITUTION……………………………………

 

 

 

A

Monsieur le Coordinateur du Projet Prévention de Conflits et Promotion du Dialogue Interculturel

 

Objet : Lettre d’Appui

 

Ayant eu information de la proposition de projet élaborée par l’Association/Consortium_________________________________________ en réponse à votre Appel à Manifestation d’Intérêt, nous tenons, Monsieur le Coordinateur, à vous signaler, par la présente, que ce projet est en parfaite cohésion avec notre Plan d’action communal/régional et répond de manière spécifique à des besoins pertinents du développement du secteur de la migration.

La présente lettre est délivrée pour valoir ce que de droit.

 

 

Le Maire

ou

Le Commandant de Cercle/le Sous préfet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

[1]    Ces tiers n’étant ni des entités affiliées, ni des associés ni des contractants.

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