TERMES DE RÉFÉRENCES POUR LA SELECTION D’UNE ASSISTANTE TECHNIQUE POUR LE SUIVI DES ACTIVITES DU PROJET Février 2021

Ministère des Maliens de l’Extérieur et de l’Intégration Africaine
PROJET D’INFORMATION ET DE SENSIBILISATIONSUR LES RISQUES ET DANGERS DE LA
MIGRATION IRRÉGULIÈRE ET LA PROMOTION DE LA LIBRECIRCULATION DANS L’ESPACE
CEDEAO
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UNITÉ DE GESTION DU PROJET « UGP »
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TERMES DE RÉFÉRENCES POUR LA SELECTION D’UNE ASSISTANTE
TECHNIQUE POUR LE SUIVI DES ACTIVITES DU PROJET
Février 2021
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I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le projet d’Information et de sensibilisation sur les risques et dangers de la migration irrégulière et
de promotion de la libre circulation des personnes dans l’espace CEDEAO, mise en œuvre par
l’Agence Espagnole pour la Coopération Internationale au Développement (AECID), en partenariat
avec le Ministère des Maliens de l’Extérieur et de l’intégration africaine , à travers le financement
de l’Union Européenne, dans le cadre du Fonds Fiduciaire d’Urgence ( FFU ) (fenêtre du Sahel), en
faveur de la stabilité et de la lutte contre les causes profondes de la migration irrégulière et du
phénomène des personnes déplacés en Afrique, contribue à appuyer le Gouvernement du Mali
dans la mise en œuvre de la politique nationale de migration (PONAM).
Le « Projet d’information et de Sensibilisation sur les Risques de la Migration Irrégulière et la
Promotion de la Libre Circulation dans l’Espace de la CEDEAO » a comme finalité de contribuer au
renforcement de la gestion sur les risques et les dangers liés à la migration irrégulière et
l’amélioration des connaissances de la population sur les possibilités de migration régulière dans
l’espace sous régional avec la participation et l’implication de la société civile malienne.
Au Mali, la société civile fait preuve d’un grand dynamisme et d’une grande expérience dans le
domaine des migrations notamment par sa participation à des campagnes d’information et de
sensibilisation sur les risques de la migration irrégulière et ses efforts pour créer des plateformes
des jeunes et intégrer des migrants de retour.
Les ONG internationaux et les Organisations de la société Civile Locale telles que les associations
de migrants rapatriés, les associations de la diaspora malienne, les associations de développement
communautaire ou les associations de jeunes jouent un rôle clé dans la mise en œuvre d’actions
d’information et de sensibilisation. Ces actions d’information et de sensibilisation sont essentielles
pour pouvoir contribuer à l’amélioration des connaissances et des attitudes face à ce sujet
complexe.
De ce fait, il est primordial de renforcer les capacités de ces organisations de la société civile en
matière de techniques de communication et de sensibilisation. D’où l’impérieuse nécessité d’avoir
un personnel de proximité spécialisé pour leur fournir l’appui technique dont elles ont besoin pour
la bonne marche du projet.
C’est dans ce contexte que les présents termes de référence sont initiés afin de sélectionner
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un consultant, un groupe de consultants ou cabinet pour appuyer et accompagner les actions et
activités du projet en particulier l’action de sensibilisation et d’information des Organisations de la
société civile au malienne.
II- OBJECTIF GENERAL
L’objectif est principalement la fourniture d’un service d’appui et de support technique à des
activités du projet en matière d’actions d’informations et de communication par les acteurs
concernés dont les ONG au niveau local à laquelle participeront différentes organisations de la
société civile malienne et autres actions /activités annexes.
III- OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
De manière spécifique, la consultation vise à :
 Appuyer la mise en place d’un processus d’appels à manifestation d’intérêt auxquels les
ONG locales pourraient postuler.
 Accompagner les ONG candidates pour pouvoir se présenter à l’AMI en répondant aux
conditions requises.
 Appuyer l’UGP dans l’évaluation des propositions de projets reçues des OSC
 Suivi mensuelle des réalisations des projets ou des activités financées sur le terrain en
fournissant un état bien détaillé et justifié du montant consommé des dépenses.
 Soutenir les activités des organisations non gouvernementales (organisations
communautaires) pour assurer une implication et un contrôle de la part des populations
bénéficiaires ou cibles.
 Fournir la justification financière du montant consommé de la subvention à la clôture de la
période d’exécution.
IV- RÉSULTATS ATTENDUS :
Les résultats attendus sont les suivants
 Un plan de travail accepté et validé par le commanditaire ;
 Les TDR de l’AMI sont disponible au plus tard les 15 premiers jours de la prestation et la
finalisation du DAO de l’AMI 3 dans les 10 jours qui suivent.
 L’octroi des subventions dans une durée maximale de 15 jours à partir de la date de la
sélection des OSC ;
 L’élaboration d’un rapport d’étape mensuelle sur l’avancement des activités des OSC ;
 Assurer l’exécution de tous les projets avant dans une durée maximale de 3 mois à partir
de la signature du contrat ;
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 L’élaboration du rapport provisoire qui centralise et synthétise les différents rapports des
OSC après les avoir validé dans une durée maximale de 20 jours à partir de l’achèvement
des activités des OSC et ;
 L’élaboration du rapport définitif dans une durée maximale de 15 jours à partir de
l’achèvement de la procédure contradictoire avec l’UGP.
V- RAPPORTAGE
Tous les rapports, qu’ils soient évolutifs (intermédiaires) ou définitifs, doivent fournir des
informations complètes sur tous les aspects pertinents de l’exécution du programme pour la
période correspondante. Ils décriront le développement de l’action en relation avec les activités
prévues dans le cadre logique avec lequel elle collabore, les difficultés rencontrées et les mesures
adoptées pour résoudre les problèmes, les changements finalement introduits, ainsi que le degré
de participation à la réalisation des résultats (impact, effets et produits), mesurés à travers les
indicateurs correspondants. Les rapports seront présentés de manière à pouvoir suivre les
objectifs et les moyens fournis et ceux employés.
VI- MÉTHODOLOGIE PROPOSÉE
La consultation se déroulera selon les étapes suivantes :
 Proposition d’un plan de travail qui sera validée par les partenaires et l’UGP;
 Proposition de TDR de l’AMI qui sera validée par les partenaires et l’UGP ;
 Suivi de la procédure de l’AMI ;
 Facilitation et participation à l’évaluation des propositions des OSC ;
 Proposition de lettres de notification ;
 Proposition de contrat de subvention ;
 Suivi et accompagnement dans l’exécution et la réalisation des actions et activités des
OSC ;
 Validation des rapports des OSC avant de les envoyer à l’UGP.
 Production de ses rapports comme indiqué au point n °4 (le Rapport d’étape, Le rapport
provisoire et rapport définitif).
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VII- MODALITÉS DE PAIEMENT
Les paiements se feront comme suit :
 Le 1/3 des frais convenus à la signature du contrat,
 Le 1/3 des frais convenus après l’acceptation du rapport d’étape mensuelle n°2 et,
 Le 1/3 des frais convenus après l’approbation du rapport définitif.
VIII- SPÉCIFICATIONS DE LA CONSULTANTE/DU CONSULTANT OU DU CABINET :
L’équipe de travail présentée pour la présente prestation de service doit être constituée de plusieurs
personnes de compétences et d’expertises en relation avec les objectifs de l’assistance pour
s’acquitter des fonctions, actions et responsabilités définies précédemment. Les membres de cette
équipe de travail doivent avoir au minimum (exigences), le profil technique et professionnel suivant
:
Profil de Formation :
 Diplôme universitaire : Licence, maîtrise ; master ; etc. en sciences sociales, coopération
internationale, gestion de projets, communication ou domaines connexes.
Expérience professionnelles et connaissances techniques
 Minimum 7 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la migration et/ou
l’intégration africaine pour le développement.
 Avoir travaillé dans une structure publique et / ou dans un projet dans le domaine de la
migration.
 Connaissance de la problématique de la migration au Mali
 Connaissance des procédures de l’AECID et de l’UE
 Expérience de travail et formation en genre
 Expérience et formation en développement territoriale.
 Expérience en suivi-évaluation
 Expérience en formation
 Connaissances des problématiques de la société civile au Mali
 Connaissance de la gestion du cycle des projets de développement
 Connaissance du paquet Office.
 Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et la maitrise de l’espagnol serait un atout.
 Capacités de rédaction de rapports,
 Maîtrise une des langues locales.
Tout mensonge à propos du niveau d’expertise des profils présentés dans l’offre et de la
connaissance réelle démontrée dans l’exécution des travaux comprendront le remplacement
immédiat de la personne concernée, et cas de répétitions une révocation du contrat.
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IX- VIII – DURÉE DE L’ASSISTANCE
 La durée de l’assistance est de 06 mois à partir de la date de la signature du contrat.
XI. SOUMISSION DES OFFRES
Les candidats sont invités à soumettre un dossier qui comprendra deux offres technique et
financière impérativement séparées.
11.1. Offre technique
L’offre technique devra présenter la compréhension du consultant du mandat et des attentes du
projet, la méthodologie proposée, un calendrier indicatif des activités.
La proposition technique doit être présentée de manière concise et structurée dans l’ordre suivant
de façon à inclure, de manière limitative, les informations suivantes :
 Le CVs détaillés des membres du cabinet soumissionnaire en faisant clairement ressortir
les mandats réalisés en lien avec la consultation ainsi que les copies des attestations issues
des prestations similaires ;
 La compréhension des besoins et des services attendus à travers l’interprétation des
termes de référence ;
 L’approche et les méthodes suggérées pour traiter les différentes parties exigées par les
termes de référence,
 Un plan de travail provisoire, les produits à livrer, les échéances correspondantes.
11.2. Offre financière
L’offre financière doit être présentée selon le modèle suivant :
N° Composante du prix Durée (J) P.U Montant (FCFA)
1 Honoraire
2 Déplacement
3 Autres frais
Total
XII. DEPOT DES OFFRES
Conformément aux procédures en cours, les soumissionnaires devront déposer au plus tard le 12 février
a 16 H leurs offres contenant la proposition technique et la proposition financière dans deux enveloppes
séparées, le tout dans une grande enveloppe avec référence de l’offre au secrétariat de l’UGP, sis à
Hamdallaye ACI 2000 (contigu à la CNDH).
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Après examen des dossiers par la Commission de dépouillement, le (la) consultant(e) ou le cabinet
retenu(e) sera contacté (e) directement par l’UGP à travers une lettre de notification.
XIII. ÉVALUATION DES OFFRES
Une commission d’évaluation composée de l’UGP, du MMEIA, de l’AECID sera mise en place. L’évaluation
des offres se fera en deux étapes :
1. Évaluation des propositions techniques ;
2. Évaluation des offres financières des offres retenues techniquement.
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13.1. Évaluation technique
Les critères suivants seront appliqués pour retenir l’offre économiquement la plus avantageuse :
Critères d’évaluation Pondération
A. Qualité de l‘expert présenté
A.1 Qualité du CV 20
A.2 Expériences dans les domaines de la gestion des migrations et/ou de
l’intégration en Afrique de l’Ouest et plus particulièrement sur la libre
circulation des personnes et biens dans l’espace CEDEAO ;
20
A.3Expérience pratique dans le suivi et l’encadrement des ONG et
Associations communautaires et autres activités relatives aux projets de
gouvernance de la migration
20
B. Démarche méthodologique en adéquation avec les résultats
attendus de la mission et chronogramme de réalisation
B.1 Compréhension des TDR 10
B.2 Méthodologie de travail proposée 30
Total 100
Seules les offres financières des soumissionnaires dont la proposition technique a obtenu un
minimum de 60 points sur 100 seront examinées.
13.2. Évaluation financière
Budget maximum : 30 000 euros.)
Les soumissionnaires retenus à l’issue de l’évaluation technique seront évalués financièrement selon la
formule suivante :
𝑴𝒐𝒏𝒕𝒂𝒏𝒕𝒅𝒆𝒍′𝒐𝒇𝒇𝒓𝒆𝒎𝒐𝒊𝒏𝒔𝒅𝒊𝒔𝒂𝒏𝒕𝒆
Note financière d’une offre x = ————————————————- x 𝟏𝟎𝟎
Montant de l’offre X
13.3. Évaluation finale : C’est une pondération de l’offre technique et financière selon la formule
suivante :
Note globale = Note technique x 70% + note financière x 30%
XIV. Considérations additionnelles
Une déclaration de disponibilité et d’exclusivité devra être dûment signée et annexée à l’offre
pour chaque expert présenté.
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XV. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Tous les documents et tous contenus préparés par la/le consultant(e) et/ ou le cabinet dans le
cadre du présent travail seront et resteront la propriété du projet MMEIA/EU/AECID et de chacune
de ces institutions.
XVI. PRESCRIPTIONS GENERALES :
Seule le Consultant/Cabinet prestataire et sélectionné pour l’exécution du contrat et répondant
aux exigences de qualification et de l’expérience requises dans ce cahier des charges et sous
réserve de vérification des requis par le MMEIA et l’AECID sera contactée pour signature du
contrat de prestations de services.
Le Consultant/cabinet contractant assume l’obligation d’exercer, de manière réelle, effective et
continue avec le personnel chargé de l’exécution du contrat. En particulier, il/elle assumera le
paiement des prestations, ou les obligations légales appropriées, en ce qui concerne la prévention
des risques, l’autorité disciplinaire et tous les droits et obligations découlant de la relation
contractuelle entre l’employé et l’employeur.
Le consultant/Cabinet contractant veille à la stabilité dans le personnel affecté à l’exécution du
contrat, afin de ne pas altérer le bon fonctionnement du service. En cas de changement de
personnel, il doit en informer l’entité adjudicatrice. L’UGP et ses partenaires veilleront à
l’évaluation de la productivité et la qualité du travail, et tout changement du personnel sera
soumis à son autorisation. En cas d’accord le changement sera fait avec un autre profil similaire.
Si au cours de l’exécution du contrat, l’entreprise/Cabinet contractant propose le remplacement
du personnel (demande justifiée auprès de l’UGP pour un tel changement), la demande de
changement doit satisfaire aux exigences suivantes :
 Une justification écrite expliquant la raison du changement doit être soumise quinze jours
à l’avance. Dans le cas où le demandeur de changement est l’UGP, dans sa justification
indiquer le départ du profil concerné, qui peut aller d’un à quatorze jours.
 Le consultant/Cabinet contractant doit veiller à la bonne prestation de services, effectuer
un transfert complet de l’information et des tâches dans le remplacement du personnel.
 Un profil avec une qualification égale ou supérieure au profil requis dans le PPT sera fourni.
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Le matériel informatique et bureautique nécessaire à la bonne exécution des tâches assignées
sera mis à la disposition de la ressource humaine affectée au projet par le consultant/Cabinet
adjudicataire.
XI. CONFIDENTIALITE DE L’INFORMATION.
Le contractant est tenu expressément de se conformer à l’accord de confidentialité décrit dans la
présente clause de ce cahier des charges techniques et de maintenir la confidentialité absolue et
la discrétion sur les données du projet pendant au moins deux années après la clôture du projet
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